Coordonnateur ou coordonnatrice des événements

Relevant de la directrice, Engagement du marché, et sous la supervision opérationnelle au quotidien du conseiller en programmes, Engagement du marché (« le supérieur »), le coordonnateur ou la coordonnatrice des événements joue un rôle crucial dans l’orchestration d’événements phares, d’événements virtuels et en personne et d’autres livrables de la programmation pour les membres et les publics du CBDCA qui contribuent à la mobilisation et à la croissance du secteur du bâtiment durable du Canada.

La personne qui occupe ce poste est responsable d’orchestrer et de superviser l’ensemble de la planification, de la budgétisation et de la logistique des événements et de la programmation du CBDCA pour en assurer la bonne marche et la prestation efficace. Elle travaillera en étroite collaboration avec les membres de l’équipe de l’engagement du marché, avec  tous les services du CBDCA, et directement avec de nombreux experts en la matière et membres de comités internes et externes.

• Aider à la planification et à la réalisation de tous les engagements événementiels (phares, virtuels, en personne et externes) pour soutenir les priorités et les objectifs stratégiques du CBDCA.
• Assurer la coordination avec les équipes concernées du CBDCA pour assurer la réalisation des événements ou programmes; coordonner les stratégies de promotion et de communication; coordonner les intervenants, superviser les livrables des commanditaires, fixer et respecter les délais et les plans, exécuter en temps opportun les tâches nécessaires pendant le déroulement des événements.
• Faire le suivi des budgets, de la facturation et des calendriers afin de s’assurer que les livrables et les engagements relatifs aux événements sont réalisés comme prévu. Rendre compte de l’état d’avancement de la prestation au conseiller en programmes et à la directrice, le cas échéant.
• Sélectionner les fournisseurs et négocier avec eux, y compris en ce qui concerne les sites, et suivre leurs activités pour assurer le contrôle de la qualité.
• Superviser, coordonner et orchestrer la logistique pour les tiers, notamment les intervenants, les participants, les animateurs, les fournisseurs, les responsables de la prestation numérique, etc. Veiller à ce que tous les problèmes et toutes les demandes soient résolus en temps utile.
• Coordonner toute communication postérieure à l’événement, les livrables promis, les liens vers des enregistrements, les évaluations, etc. Tirer les leçons des événements en recueillant des commentaires et des idées d’amélioration, le cas échéant.
• S’acquitter des tâches et responsabilités connexes confiées par le supérieur.

À NOTER : cette description de poste porte sur la nature générale et le niveau général des tâches requises. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des tâches à accomplir et d’autres tâches connexes peuvent être assignées.

Éducation et expérience

• Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe.
• De 3 à 4 ans d’expérience dans la prestation d’événements et de programmes. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience sera prise en compte.

• Expérience dans la coordination d’événements de diverses envergures (petits et grands), y compris des événements prestigieux.
• Une expérience démontrable de la coordination d’événements (en personne et virtuels).
• De solides compétences en matière de coordination de projets, notamment en ce qui concerne la planification, la budgétisation et la communication, et une capacité de faire preuve de souplesse dans l’éthique de travail.
• Expérience et capacité de bien gérer plusieurs projets simultanément.
• Capacité avérée de collaborer avec des équipes interdisciplinaires et à suivre les buts et objectifs.
• Expérience des relations avec les fournisseurs et compétences en matière de négociation.
• Solides compétences informatiques, y compris Office 365, les applications de base de données et les logiciels avancés de gestion d’événements en direct, virtuels et hybrides (Zoom, Teams, etc.).
• Une expérience préalable des systèmes de gestion de conférences (Eventbrite, Swoogo, Judgify) et des logiciels de gestion de la relation client (iMIS ou similaire) est un atout.
• Le bilinguisme français-anglais (oral et écrit) est un atout indéniable.
• La connaissance du mode de fonctionnement d’associations ou d’organisations à but non lucratif est un atout.

Qualités personnelles

• Personne motivée, capable de faire preuve d’initiative et d’accomplir des tâches de manière autonome.
• Axée sur les résultats et capable de travailler dans un environnement virtuel axé sur l’équipe, dans lequel les membres de l’équipe et les fournisseurs de services peuvent être dispersés géographiquement.
• Capable de faire preuve de souplesse face à des priorités et à des exigences changeantes. Service orienté vers les professionnels et les clients.
• Intérêt pour l’environnement, l’action climatique ou le bâtiment durable.